送金明細のPDFは印刷しても保存になりません｜築古アパートのオーナーが無料で足りる電子取引の残し方

結論からお伝えすると、メールやサイトで受け取った請求書・領収書・送金明細は、紙に印刷しただけでは保存したことになりません。電子帳簿保存法7条が求めているのは、受け取ったデータそのものを残すことです。ただし、年間の賃料収入が5,000万円以下のオーナーであれば、検索機能もソフトの購入も要りません。無料でできる残し方があります。

毎月、管理会社から送金明細がPDFで届く。ネットで買い替えた換気扇の領収書は、注文履歴の画面からダウンロードする形になっている。火災保険の更新案内もマイページのお知らせに変わった。紙の束を綴じていた頃と比べて、書類は減っていません。置き場所が机の引き出しからメールの受信箱に移っただけです。

そもそも、大家はこの法律の対象なのか？

対象です。電子帳簿保存法7条は「所得税（源泉徴収に係る所得税を除く。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない」と定めています（出典：e-Gov法令検索「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」2026年9月2日時点）。

ここで注意したいのは、条文に「青色申告の場合は」という限定が一つも入っていないことです。不動産所得は所得税の対象ですから、白色申告のオーナーも、部屋が2室しかないオーナーも、同じように7条の保存義務者に含まれます。事業的規模かどうかも書かれていません。

帳簿そのものの備付けと保存が白色でも義務であることは、大家が使う帳簿は何か｜白色申告でも記帳と7年保存は義務ですで整理されています。この記事は、その帳簿に添える証拠の側の話です。

何が「電子取引」に当たるのか

同法2条5号は電子取引を「取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。）の授受を電磁的方式により行う取引」と定義しています。書類の種類が5つ名指しされているのが手がかりです。

• 管理会社から届く送金明細書・請求書のPDF（メール添付でも、管理会社のオーナーサイトからのダウンロードでも同じ）
• ネット通販で買った設備・部材の領収書（画面からダウンロードするもの、注文確認メールに金額が書かれているもの）
• 工事会社からメールで受け取った見積書・請求書
• 電子契約で結んだ賃貸借契約書・工事請負契約書
• クレジットカードや決済サービスの利用明細をWeb上で受け取っているもの

反対に、紙で受け取ったものを自分でスキャンしただけのものは電子取引ではありません。こちらは別の制度（スキャナ保存）の話で、こちらは義務ではなく任意です。紙で来たものは紙のまま綴じておけば足ります。義務になるのは「最初からデータで来たもの」だけです。ここを取り違えると、しなくていい作業が増えます。

「専用ソフトを買わないと対応できない」は、条文には書かれていません

保存の仕方を定めているのは電子帳簿保存法施行規則4条1項です。ここを読むと、多くの記事が並べている「検索機能」の要件に、長いかっこ書きが付いています。

要点だけ取り出すと、その保存義務者が「判定期間に係る基準期間における売上高が5,000万円以下である事業者」である場合で、税務調査などでデータの提示・提出の求めに応じられるようにしているときは、検索機能の要件がまるごと外れます。

基準期間の定義は同条2項3号にあり、個人事業者については「その年の前々年」です。2026年分の保存について判定するなら、見るのは2024年の売上高になります。年間の賃料収入が5,000万円というのは、月額7万円の部屋で計算すると約60室分です。埼玉・千葉県西部・栃木県南部でアパートを1棟から数棟お持ちのオーナーであれば、まず届きません。

さらに、売上高が5,000万円を超えていても、データを出力した書面を取引年月日その他の日付と取引先ごとに整理して提示できるようにしている場合には、同じく検索機能の要件が外れます。

つまり、多くのオーナーにとって専用ソフトは法律の要件ではありません。要るのは、データを見られるパソコンと画面とプリンタ、そして次の1つです。

無料でできるのは、4つのうちの4番目

規則4条1項は、次の4つのうちいずれか1つを行うよう求めています。

1. データにタイムスタンプが付された後で、取引情報の授受を行う
2. データにタイムスタンプを付す
3. 訂正・削除の履歴が残る、または訂正・削除ができないシステムを使って、授受と保存を行う
4. 正当な理由がない訂正および削除の防止に関する事務処理の規程を定め、その規程に沿った運用を行い、データの保存に併せて規程を備え付ける

1と2はタイムスタンプの契約が要ります。3はクラウド会計などのシステムが要ります。4は紙1枚で足ります。国税庁は「参考資料（各種規程等のサンプル）」のページで、「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業者の例）」をWord形式（18KB）で公開しています。法人用とは別に個人事業者用が用意されており、そのまま使える形です。同じページには「（索引簿の作成例）」がExcel形式（11KB）でも置かれています（出典：国税庁「電子帳簿保存法関係」参考資料（各種規程等のサンプル）・2026年9月2日時点）。

実務としては、次の形に落ち着きます。

• 物件ごと・年ごとのフォルダを作る
• ファイル名を「20260831_○○管理_121000」のように日付・取引先・金額で揃える
• 事務処理規程を1枚印刷して、同じフォルダか帳簿と一緒に置いておく

ファイル名を日付・取引先・金額で揃えるのは、検索機能が外れる場合には義務ではありません。それでも揃えておくと、探す時間が変わります。工事の記録を後から使う話は原状回復は工事の前後で写真を残す｜築古アパートのオーナーが契約書の11号に足す1行にも書きました。

「猶予措置があるから印刷でいい」は、条文の読み方が逆です

ここがいちばん誤解されている部分です。規則4条3項に、いわゆる猶予措置が置かれています。条文はこうです。

災害その他やむを得ない事情により1項のとおり保存できなかったことを証明したとき、または所轄税務署長が1項のとおり保存できなかったことについて相当の理由があると認め、かつ、保存義務者が「当該電磁的記録及び当該電磁的記録を出力することにより作成した書面」の提示・提出の求めに応じることができるようにしているときは、1項の規定にかかわらず、「当該電磁的記録の保存をすることができる」。

条文が許しているのは「データを、1項の細かい要件によらずに保存すること」です。データを捨ててよいとは書かれていません。それどころか、猶予措置を使う条件のほうに「電磁的記録および出力書面の両方を提示できるようにしていること」が入っています。印刷した紙だけを残してデータを消すのは、猶予措置の中にも外にも居場所がないという構造です。

「相当の理由」も、税務署長が認めるものとして書かれています。自分で判断して適用を宣言する形の規定ではありません。

どこに、何年置いておくのか

規則4条1項は保存の場所と期間を、「当該取引情報の受領が書面により行われたとした場合に、国税に関する法律の規定により、当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間」と定めています。紙で受け取ったと仮定したときと同じ場所・同じ期間、という書き方です。

したがって、データだからといって特別に長く持つ必要も、短くてよい理由もありません。帳簿・書類ごとの年数は前掲の帳簿の記事に整理があります。クラウドストレージに置く場合も、パソコンの中に置く場合も、期間中いつでも取り出せる状態にしておくことが実質です。

都合の悪いことも書いておきます

この整理には、手間が増える面があります。

• 受信箱に置きっぱなしにすると、メールソフトの容量制限や機種変更でデータが消えることがあります。受信箱は保存場所として弱いので、フォルダへコピーする一手間が要ります
• 管理会社のオーナーサイトからダウンロードする形の明細は、サイト側の保存期間が過ぎると取れなくなります。届いた月のうちに落としておくのが確実です
• 事務処理規程は「定めて備え付ける」だけでなく「規程に沿った運用を行う」ことが条文上の要件です。作って忘れる形だと、要件を満たしたことになりません
• 個別の判定は工事や取引の中身によって変わります。金額の大きいもの、判断に迷うものは、税理士か所轄の税務署にご確認ください

今日やることを1つだけ選ぶなら

今年の1月から今月までにデータで受け取った請求書・領収書・送金明細を、物件ごとのフォルダに1か所へ集めるところから始めてください。集めてみると、思っていたより件数が少ないか、逆に管理会社と通販だけで数十件あるかのどちらかです。件数が分かれば、規程1枚で足りるかどうかも決まります。

数字が合わない、手元にお金が残らないという感覚のほうが先に立つ場合は、満室なのにお金が残らない築古アパート｜オーナーが収支のどこを見直すかを先にご覧ください。償却が終わった建物の経費の出方については耐用年数を過ぎた木造アパートの減価償却をどう考えるか｜オーナー向けに整理があります。

なお本記事は2026年9月2日時点の条文にもとづく一般的な整理です。個別の適用については、税理士または所轄の税務署にご確認ください。